ejemplo

Gobierno Federal

PROCEDIMIENTO MESA ÚNICA DE CONTROL

1.- Académico, estudiante, secretaria o Enlace administrativo llena el formato de los documentos generadores de gasto: solicitud expedición de cheque, solicitud de viáticos, requisición compra, reposición de fondos fijos, liquidación de viáticos, oficios de regularización de gasto, etc.

Para asignar lo requerido en los formatos tomar en cuenta los siguientes puntos:

El formato puede solicitarlo al Enlace correspondiente a su área.

ENLACES ADMINISTRATIVOS FUNCIÓN.

* Prestará atención expedita y adecuada a cada uno de los trámites administrativos.
* Auxiliar en el llenado de los formatos.
* Responsable de la entrega de formatos debidamente llenados a la MUC

FIRMAS DE AUTORIZACIÓN

* Presupuesto del académico: Académico
* Presupuesto del programa: Académico y responsable del programa.
* Presupuesto de U.B.P.P: Académico, responsable de la U.B.P.P y Subdirector Administrativo del Campus.
* Presupuesto de Línea de Investigación: Responsables de la línea y Académico.
* Presupuesto de la Dirección del Campus: Director.

REQUISICIONES COMPRA.

* La requisición compra debe solicitarse en formatos separados de acuerdo a la partida que corresponda, el único caso que es posible mezclar es con las partidas 2502 y 2506 que corresponden al mismo proveedor.

2.- Usuario entrega formato debidamente llenado en original y 4 copias al Enlace.

3.- Enlace entrega el formato en la MUC.

4.- La MUC, recibe el formato.

5.- Tesorería revisa que el formato cumpla con los requerimientos tales como: fecha, clave, denominación, programa, subprograma, proyecto, partidas, nombre del beneficiario, número de empleado, importe y firmas autorizadas. (salvo los casos de requisición compra).

6.- Adquisiciones y Contratos, realiza la misma función que el área de Tesorería.

7.- Se turna documento al personal de control presupuestal para la verificación de disponibilidad, de proceder se compromete y se devuelve a las áreas respectivas, adquisiciones y/o tesorería.

8.- En el caso de que el documento no reúna los requisitos, o no cuente con presupuesto se regresará en ese momento a la persona que esté realizando el trámite, indicándole por escrito el motivo de devolución.

9.- Adquisiciones y/o Tesorería asignan folio o número consecutivo y turnan para elaboración de cheque o pedido según sea el caso.

10.- Una vez realizado el cheque se turna para recabar las firmas autorizadas.

11.- El periodo máximo estimado para la elaboración de un cheque y/o transferencia no deberá exceder de 15 días.

12.- Es conveniente aclarar que existirán casos donde no se podrá cumplir con el tiempo requerido, pues en ocasiones el área de adquisiciones no cuenta con las cotizaciones necesarias o en los casos de servicios o equipos especiales en los que únicamente se tiene un proveedor específico y por lo tanto la elaboración pudiese retrasarse.

13.- La MUC informará a los Enlaces el status del proceso identificándolo por el número de folio que se le asigno en su recepción.

14.- El Enlace informa al usuario el proceso en el que se encuentran sus trámites, ejemplo:
* Si el cheque se encuentra en ventanilla
* Si se encuentra pendiente la comprobación de viáticos, recordando que ésta debe efectuarse en un término de 5 días hábiles posteriores a la conclusión de la comisión.
* O cual sea el status del proceso.

15.- Como parte final del proceso se les recuerda que todo cheque debe ser comprobado y en el caso de realizar devolución en efectivo por concepto de comprobación, será el académico o la persona que él comisione responsable para efectuar el trámite respectivo en la ventanilla de tesorería del Campus Montecillo en un horario de 9:00 a 13 hrs., presentando copia del documento que contenga el folio respectivo a fin de emitir un recibo de caja que ampare el depósito.